Kas Sinu kliendiinfo haldus põhineb post-it paberitel, lugematul hulgal e-kirja vahetustel või ebamäärastel kritseldustel märkmikus? Loodan, et mitte! Kui see nii siiski on, siis tasub mõelda efektiivsema informatsiooni hoiustamise peale.

Usun, et nõustud minuga, kui väidan, et hea klienditeenindus algab hästi organiseeritud informatsioonist kliendi soovide, ootuste ja dokumentatsiooni kohta. Pole midagi hullemat, kui erinevates kohtades laiali olevad andmed ja teadmatus, mis on kõige viimane info kokkulepete või dokumentide osas.

Siinkohal tõttab appi Öökull Uku, sest lisaks tööde haldamisele, aja mõõtmisele ja aruandluse koostamisele on Uku ka ideaalne kliendihaldus tarkvara.

Miks hoida kliendiga seotud informatsiooni Ukus?

  • Dokumendid, info ja meilivahetus on kiiresti leitavad ühest kohast
  • Asendaja määramisel (näiteks puhkuse ajaks) ei ole vaja teha lisatööd info edasi andmiseks
  • Kontaktisiku(te) nimi, telefon, email ja ametipositsioon kliendikaardil – kontaktisiku muutumisel on seda lihtne uuendada ka Ukus
  • Võimalus alati kontrollida, millest kliendiga viimati on räägitud ning milles kokku lepitud
  • Informatsiooni saavad lisada kõik kliendile ligipääsuõigusega kasutajad
  • Oluliseimad märkmeid saab knopka abil eristada ja on kohe kliendiprofiilil nähtavad

Kliendile märkmete lisamine

Esmalt ava kliendiprofiil. Kliendiprofiilile liikumiseks on kolm võimalust:

a) töölaualt vajutades kliendi tähisel;
b) peamenüüst “Kliendid” vaates kliendi nimel vajutades;
c) raportist avades kliendi ülesande ning vajutades kliendi ikoonil;

Seejäerel Ava märkmed, pane kirja oluline info ja vajuta “Lisa”

Kliendi märkmete grupeerimine

Kliendi märkmeid saad jagada kolme gruppi: info, dokument ja e-post.

Uue märkme lisamisel ava rippmenüü ja tee märkme tüübile vastav sildi valik. Seejärel vajuta “Lisa”.

Juba olemasoleva märkme grupi muutmiseks vajuta märkme kõrval asuvale kolmele mummukesele ja seejärel “Muuda”.

NB! Kõik varasemalt lisatud märkmed on süsteemi poolt määratud gruppi info.

 

Kliendi märkmete vaatamiseks gruppide põhiselt vajuta grupil.

 

Olulised märkmed

Kui kõik kliendile lisatud info, dokumendid ja e-post kuvatakse välja vaate all “Märkmed”, siis oluliseimad märkmeid on hea esile tõsta knopka abil.

Knopka abil eristatud märkmed kuvatakse välja kliendikaardil, olenemata, kas vaatad jooksva kuu ülesandeid, plaani või märkmeid.

 

Illustratsioon: Icons8