Mis tekitab raamatupidajale stressi?

Eks põhjuseid on erinevaid, aga kindlasti on üheks allikaks muudatused, millega ei olda valmis kohanema. Näiteks soovib klient seniste tegevuste sisu muuta või sulle uusi ülesandeid usaldada, aga kui sul pole paigas süsteemi, kuidas kiirelt ja valutult ümberkorraldused sisse viia, hüppab stressitase kiirelt lakke.

Siin on kolm elulist praktikat, mismoodi raamatupidajad oma ettevõtetes ikka veel muudatusi juhivad:

  1. võetakse märkmik ette ja hakatakse sinna ükshaaval sissekandeid tegema;
  2. kleebitakse monitori alumisele äärele lisaks veel üks meeldetuletusega märkmepaber;
  3. loodetakse lihtsalt oma heale mälule.

Kuigi need variandid võivad olla tegijale harjumuspärased, on olemas hoopis lihtsam ja kiirem viis raamatupidamistööde planeerimiseks ja muudatustega tegelemiseks. Milline?

Kogu ülesannete haldamine on mõttekas digitaliseerida ning seeläbi vabastada end tarkvara abil asjatutest lisakohustustest.

Näiteks Ukus käib uue ülesande töölauale lisamine kiirelt ja mugavalt ning ka korduvate tööde loomine on sama kerge. Järgnevalt näitangi sulle samm-sammult, kuidas Ukus korduvülesandeid tekitada. Kõigepealt aga räägin, millal tasub Ukus töö korduvaks määrata ning mis kasu sul sellest on.

 

Millal muuta ülesanne korduvaks?

  • Üks ja sama ülesanne kordub periooditi (näit pankade kontrollimine, aruannete koostamine);
  • kliendile on tarvis pidevalt sama ülesannet täita (näit helistada);
  • sul on tarvis kontrollida, kas andmed vastavad viimati esitatule.

 

Miks muuta ülesanded korduvaks?

  • Töid on lihtne jälgida – korduvad ülesanded ilmuvad töölauale regulaarselt ja just sinu poolt määratud ajal;
  • ülesanded ei unune – tegemist vajav töö tuletab sulle ennast ise meelde, ja risk, et midagi läheb meelest, on minimeeritud;
  • planeerimine on efektiivsem – tööpäevi ja -nädalat on lihtsam planeerida, kui kõik vajalikud tegevused on kirjas;
  • võidad aega – ülesannete automatiseerimine säästab sind liigsest administreerimisest;
  • tööpäevad on stressivabamad – sa ei pea enam ülesannete meeleshoidmise pärast muretsema, Uku teeb seda sinu eest!

 

Kuidas luua Ukus korduvat ülesannet?

  1. Loo uus ülesanne: kirjuta pealkiri, vali klient ja vajadusel täpsusta ülesannet;
  2. määra algus ja tähtaeg (kui tähtaeg ühtib algusajaga, jäta tähtaeg määramata);
  3. linnuta korduvuse valik ja määra korduvus (nädal, kuu, kvartal või aasta).

 

Kuidas muuta juba loodud ülesanne korduvaks?

  1. Liigu hiirega ülesandele, mida soovid korduvaks märkida;
  2. ava kolmest mummukesest rippmenüü ja vali „Loo korduvülesanne“;

  1. määra ülesande korduvus, klikates „Algus/Tähtaeg” peal;
  2. vali kalendrist korduvuse sagedus ja kuupäev. Kui ülesanne on mahukam, määra tähtaeg;

  1. klõpsa „Salvesta“;
  2. Valmis! Ülesandele on nüüd korduvus määratud ja võid selle rahumeeli peast pühkida.

Korduvaks määratud ülesanne ilmub ka kliendiprofiili ülesannete plaani vaatesse ja seda on võimalik muuta nii töölaual kui ka kliendivaates.

 

Kokkuvõtteks

Sinu stressitase väheneb märkimisväärselt, kui su tegevusi toetab tarkvara, mis võimaldab keskenduda põhitööle ja hoolitseb ise tähtaegade meelespidamise eest. Nii oled ka muudatuste ja uute ülesannete juhtimisel paindlik – olgu need ühekordsed või korduvad.

 

PS! Kui sa veel Uku tarkvara ei kasuta, siis uuri siit täpsemalt, kuidas ma sind abistada saan.

 

Illustratsioon: Icons8


Loo Uku konto