CH Konsultatasioonid OÜ (CHK) on rahvusvaheline raamatupidamisteenust ning äri- ja maksukonsultatsioone pakkuv ettevõte, mille filiaalides töötab kokku üle 25 raamatupidaja. Eelmisel aastal otsisid nad programmi, mis aitaks juhtida tööprotsesse ning hallata kliendisuhtlust. Esialgu jäi sõelale üks Soomes valminud tarkvara, kuid see osutus proovimisel väga keerukaks. Kui CHK kuulis Ukust ja meie tulevikuplaanidest, ei läinud kaua, kui nad otsustasid Ukule võimaluse anda ja lahenduse kasutusele võtta.

Ootused uuele lahendusele

Seoses töömahtude kasvuga vajas ettevõte tööprotsesside juhtimiseks spetsiaalselt raamatupidamisbüroodele mõeldud tarkvara. Peamine ootus oli, et Uku koondaks kogu klientide kohta käiva informatsiooni ühte kohta ning oleks ligipääsetav vaid valitud kasutajatele. Lisaks sellele sooviti, et tööriist võimaldaks kiiresti aru saada, millised ülesanded on tehtud ja millised veel tegemata. Igal raamatupidajal oli vajalik info oma kliendi põhiselt küll olemas, kuid juhtide jaoks oli tegemist infosuluga nii töötajate, klientide kui ka tööülesannete suhtes. Polnud ka head ülevaadet sellest, kas konkreetne klient on korrektselt hinnastatatud ehk kui palju tööd reaalselt tehakse versus kui palju sellest arveldatakse.

Kasutuselevõtul oli olulisteks kriteeriumiteks, et Uku võimaldab jagada tööülesandeid erinevate kasutajate vahel ja seda on väga lihtne hallata. Võrdväärselt oluliseks peeti teenuse välimust ja kasutusmugavust nii töötajatele kui ka juhtidele. Samuti oli oluline, et Ukus saaks kohaldada oma töötavat süsteemi. Veendudes, et Uku vastab kõigile eelmainitud kriteeriumitele, astuti otsustav samm ja tutvustati töötajatele uut lahendust.

Esimene väljakutse – tööprotsesside väljatöötamine

Enne teenuse kasutuselevõttu on hea läbi mõelda, kelle ülesandeks on tööde plaani tegemine ja Ukusse sisestamine. CHK-s tehti tööprotsesside välja töötamisel tublit eeltööd ning raamatupidajad kaardistasid kõik ülesanded, mida igale kliendile tehakse. Selle tulemusel valmis risttabel, mida aluseks võttes loodi mallid ehk korduvülesannete plaanid. Mallid sisestati Ukusse ning seejärel lisati klientidele juba ettevalmistatud korduvülesannete plaanid.

CHK näite põhjal julgeme soovitada kõigile Ukuga alustavatele büroodele koostada töötajate abiga kliendipõhised mallid ning need Ukusse lisada. See muudab klientide lisamise protsessi märgatavalt kergemaks ja kiiremaks ning aitab töötajatel vaid mõne hetkega tööplaaniga kohaneda.

Ületulek suure kliendibaasiga

CH Konsultatsioonidel on suur ja rahvusvaheline kliendibaas ning üheks esimeseks tõsisemaks väljakutseks oli kõikide vajalike andmete valutu ja kiire sisestamine. Teenusega tutvumisel avastati, et tegemist on olulisemalt lihtsama protsessiga kui esialgu arvati, sest Uku võimaldab ettevõtte konto alla kliente CSV-faili abil importida. Alla saab laadida tabeli, kuhu tuleb sisestada kliendi nimi, sobiv mall, vaikimisi kasutaja ehk kliendi peamine haldur ning olulisemad märkused. (Loe siit, kuidas kliente importida)

Koostatud fail tuli laadida Ukusse, mille tagajärjel ilmus kogu kliendibaas nähtavale vaid loetud minutite jooksul ning töö võis alata!

Kasutajaid on mitmesuguseid

Töötajate valmisolek uute töövahendite kasutuselevõtuks on väga erinev. CHK otsustas töötajate ülemineku korraldada etappide kaupa. Igast filiaalist valiti kuni kaks töötajat, kes hakkasid Ukut pilootkasutajatena testima. Selline järkjärguline kasutuselevõtt aitas esimestel kasutajatel Ukut läbi ja lõhki tundma õppida ning hiljem vajadusel järgmistele kasutajatele toeks olla ja koolitada. Kuigi Uku kasutamine on väga lihtne, mida on kinnitanud ka töötajad, on tark mõte olla majasiseselt valmis erinevate probleemide lahendamiseks ning on ju hea, kui ekspredid on omast käest võtta.

Esimesena tasub uut teenust hakata juurutama töötajate hulgas, kes katsetavad hea meelega uusi võtteid ning keda huvitab protsesside optimeerimine. Kui töötav ja büroole sobiv süsteem on juba sisse seatud, saab kutsuda tiimiga liituma ka need, kelle jaoks ümberharjumine vaevalisem tundub. Programmi kasutamine on tegelikult lihtne, väljakutseks võib just osutada oma meeskonnatöö korraldus.

Astmeline üleminek on võimalik ja mõistlik siis, kui iga raamatupidaja tegeleb oma klientidega algusest lõpuni ise. Nii tekib ülevaade kliendile tehtud tööst ja sellel on väärtus ka siis, kui kõik töötajad veel Ukusse lisatud ei ole.

CHK edulugu

Meil on siiralt hea meel näha, et tänaseks on peaaegu kõik CHK töötajad Uku aktiivsed ja rahulolevad kasutajad. Tagasiside on olnud üle ootuste positiivne ning ettevõtte juhi sõnul on Uku andnud talle silmad nii töötajate, klientide kui ka tööülesannete osas. Uku on aidanud parendada nende poolt pakutava teenuse kvaliteeti ning võimaldanud rakendada täiendava sisekontrolli mehhanismi.

Nipp Uku mugavaks kasutamiseks

Uku töötab veebilehitsejas ning peamiselt pilves asuvaid raamatupidamisprogramme kasutavad raamatupidajad saavad palju abi Mini Ukust. CHK põhitöö toimub aga eraldiseisvates programmides. Uku kasutamise aktiveerimiseks on kõik CHK tööarvutid seadistatud nii, et arvuti käivitamisel avaneb Uku koheselt Chrome’i veebilehitseja väikses aknas. Nii on kõigil meeles Ukut kasutada.


Loo Uku konto