CH Konsultatsioonid OÜ (CHK) on rahvusvaheline raamatupidamisteenust ning äri- ja maksukonsultatsioone pakkuv ettevõte, mille filiaalides töötab kokku üle 25 raamatupidaja. Eelmisel aastal otsisid nad programmi, mis aitaks juhtida tööprotsesse ning hallata kliendisuhtlust. Esialgu jäi sõelale üks Soomes valminud tarkvara, kuid see osutus proovimisel väga keerukaks.

Kui CHK kuulis Ukust ja minu meeskonna tulevikuplaanidest, otsustati meile võimalus anda. Kuidas kõik sujus ning mis nippe ka sul siit kaasa võtta on, sellest järgnevalt lugeda saadki.

 

Ootused uuele lahendusele

Seoses töömahtude kasvuga vajas ettevõte tööprotsesside juhtimiseks spetsiaalselt raamatupidamisbüroodele mõeldud lahendust. Peamine ootus oli, et Uku koondaks kogu klientide kohta käiva informatsiooni ühte kohta ning oleks ligipääsetav vaid valitud kasutajatele.

Lisaks sooviti, et tööriist võimaldaks kiiresti aru saada, millised ülesanded on tehtud ja millised veel tegemata, sest senini oli igal raamatupidajal vajalik info kliendipõhiselt küll olemas, kuid juhtidel see puudus. Samuti puudus detailne ülevaade, kas tööd on korrektselt hinnastatud (kui palju tööd reaalselt tehakse VS kui palju sellest arvele läheb).

Ka pidi tarkvara vastama veel neile neljale kriteeriumile:

  1. tööülesandeid on võimalik jagada erinevate kasutajate vahel;
  2. töid on lihtne hallata;
  3. programmi välimus ja kasutusmugavus sobivad nii töötajatele kui ka juhtidele;
  4. seda on võimalik liidestada olemasolevate süsteemidega.

Olles veendunud, et Uku täidab kõiki ootusi, astuti otsustav samm ja tutvustati lahendust CHK töötajatest testgrupile.

 

Esimene väljakutse – tööprotsesside väljatöötamine

CHKs tehti tööprotsesside väljatöötamisel tubli eeltööd, mille käigus kaardistasid raamatupidajad igale kliendile tehtavad ülesanded. Tulemusena valmis risttabel, mis võimaldas luua mallid ehk korduvülesannete plaanid. Mallid sisestati Ukusse ning seejärel lisati klientidele juba ettevalmistatud korduvad ülesanded.

Nipp! CHK näite põhjal julgen soovitada Ukuga alustavatel büroodel koostada töötajate abiga kliendipõhised mallid ning need Ukusse lisada. Nii on klientide süsteemi liitmise protsess märgatavalt sujuvam ja töötajatel võtab tööplaaniga kohanemine vaid mõne hetke, sest tegevuste sisuline pool on juba tuttav.

 

Ületulek suure kliendibaasiga

CH Konsultatsioonidel on suur rahvusvaheline kliendibaas ning seetõttu peeti kõigi vajalike andmete sisestamist parajaks väljakutseks. Õnneks aga osutus päriselu hoopis lihtsamaks. Kuidas kõik lahenes?

Kuna Uku võimaldab kliente ettevõtte konto alla CSV-faili abil importida, toimus protsess kiirelt:

  1. kõigepeal lõid CHK inimesed Ukus kliendiprofiilide põhjal vajalikud mallid;
  2. seejärel laeti Ukust alla CSV-vormingus näidisdokument;
  3. tabelisse lisati vajalikud andmed;
  4. täidetud dokument laeti Ukusse;
  5. kogu kliendibaas ilmus nähtavale vaid loetud minutite jooksul ning töö võis alata.

 

Kasutajaid on mitmesuguseid

Arusaadavalt on töötajate valmisolek uute programmide kasutuselevõtuks väga erinev. Nii otsustas CHK ülemineku etappideks jagada. Igast filiaalist valiti kuni kaks töötajat, kes hakkasid Ukut pilootkasutajatena testima, et seda läbi ja lõhki tundma õppida. Järgmises faasis said nad lisandunud kasutajatele juba toeks olla ja neid koolitada.

Nipp! Keda valida testkasutajateks?

Esimesena tasub juurutada värsket teenust töötajate hulgas, kes katsetavad hea meelega uusi võtteid ning keda huvitab protsesside optimeerimine. Peale uue süsteemi sissetöötamist saab laiendada programmi kasutamist ka nende hulka, kellele ümberharjumine vaevalisem tundub. Tarkvara kasutamaõppimine on tegelikult lihtne, väljakutseks võib osutada just meeskonnatöö korraldus.

Tasub ka silmas pidada, et astmeline üleminek on võimalik ja mõistlik juhul, kui iga raamatupidaja tegeleb oma klientidega algusest lõpuni ise, vastasel juhul jääb Ukusse lisatav info poolikuks ning testija ei saa enda klientidest tervikpilti.

 

CHK edulugu

Tänaseks on pea kõik CHK töötajad Uku aktiivsed ja rahulolevad kasutajad. Ettevõtte juht Christer Haimi ütleb ise järgnevat: „Uku on andnud mulle ja teistele juhtidele silmad nii töötajate, klientide kui ka tööülesannete osas. Samuti on Uku aidanud parendada meie pakutava teenuse kvaliteeti ning võimaldanud rakendada täiendavat sisekontrolli mehhanismi“.

Christer Haimi
Pildil Christer Haimi

 

Boonus nipp: kuidas teha nii, et töötajatel oleks meeles Ukut kasutada?

Uku kasutamise aktiveerimiseks on kõik CHK tööarvutid seadistatud selliselt, et arvuti käivitamisel avaneb Uku koheselt Chrome veebilehitseja väikses aknas. Nii on kõigil meeles Ukut kasutada.

 

Psst! Kas sa juba oled Uku kasutaja? Kui mitte, siis klõpsa sellel lingil ja uuri lähemalt, kuidas sulle kasulik saan olla.