Uku teenus on loodud raamatupidajatele mõeldes, kuid Uku aitab efektiivselt ka kõiki teisi. Laia valikut sekretäri- ja assistenditeenuseid pakkuv Virtuaalassistent OÜ kasutab Ukut oma klientide paremaks teenindamiseks. Sellest, kuidas ja miks ettevõte just Uku kasuks otsustas, kirjutab firma juht Anna-Liisa Lukas.

 

Kas oled kunagi mõelnud, kuhu küll aeg kaob? Kindlasti oled, kes meist ei oleks. Eriti tähtsaks muutub see küsimus, kui oled juhi rollis. Kui palju aega kulub erinevate ülesannete teostamisele? Kas tööd tehakse piisavalt efektiivselt? Kas teenuste osutamisele kuluv aeg toob midagi sisse ka?

Ikka ja jälle tundub, et mõni tegevus või tööülesanne on lihtne kui lapsemäng – kaua sellele ikka aega kulub, eks? “Teen kähku ära,” käib päeva jooksul paar korda peast läbi. Siis aga hakkab tööpäev lõppema ja ikka ei ole kõik planeeritu tehtud. Tuttav tunne?

Parema lahenduse otsingul

Mäletan hästi veel aegu, kui Virtuaalassistendi tiimiga kasutasime paljusid erinevaid töövahendeid. Lisaks sellele, et üpris kiiresti sai selgeks, et aega on vaja mõõta ja planeerida, sai selgeks ka see, et kõikvõimalikke töövahendeid (Google Calendar, Trello, SweetProcess, Wunderlist, tavaline pabermärkmik, Drive, Dropbox, Toggl jne), on kokku niivõrd palju, et nende vahel orienteerumine muutus juba iseenesest ajamahukaks. Praegu mõeldes tundub naljakas, aga pärast poolt aastat mugavust Ukuga ei mäletagi enam, mida kõike sai varem kasutatud. Veelgi enam, erinevate programmide vahel navigeerimisele kulunud aja saame nüüd panustada efektiivsesse planeerimisse.

Vajaduspõhine lähenemine

Esmalt sai selgeks, et vaja on klientidele tehtud tööde ajakulu mõõtmiseks aega arvestada. Sellest ei saa ei üle ega ümber ka siis, kui arveid ei väljastata ajamahu järgi. Enamus inimesi, kes võtavad esmakordselt kasutusele aja mõõtmise, tabab kõigepealt šokk. Hakkad tööle kell 8 hommikul ja lõpetad kell 5, kuid aega tiksutad vaid 2-3 tundi?! Kuidas see võimalik on?

Nüüd mõtle uuesti – mitu korda Sa vaatasid oma telefoni, surfasid sotsiaalmeedias või lugesid uudiseid? Just sinna Su aeg kaduski! Võin kihla vedada, et aja efektiivne kasutamine saab hoopis uue tähenduse, kui tajud, et 168 tunni asemel teed reaalselt tööd vaid 100 tundi kuus. Kui sedagi. Tihti on reaalsus aga veelgi karmim. Päev läbi justkui tehakse kogu aeg midagi, aga reaalset tulemuslikku tööd on vaid paar tundi päevas.

Aja mõõtmisest ei saa üle ega ümber. Olles ise juhi rollis, on minu jaoks väga oluline teada, kui palju reaalselt töödele aega kulub. Ma ei tea ettevõtjat, kes poleks kordki elus endalt küsinud, kus on kasum? Kui arveid koostatakse kuutasu alusel ning töötatud tunde arvesse ei võeta, muutub see küsimus aga eriti tähtsaks. Millist tasu maksad kulutatud aja eest endale või oma töötajatele ning millist hinda selle eest kliendilt küsid? On need numbrid ikka õiges proportsioonis?

Tänapäevase kiire tempo juures ei saa selleta, et kõike vajalikku üles ei kirjuta. To-do list on juba tuttav väljend paljudele. Pea pole prügikast, mis kõike kinni hoida suudab ega tohikski olla. Seega teine asi, mida kindlasti vajasime, oli midagi, kuhu kõik vajalik märkida. Kuid kuna korraga olid kasutusel nii Google kalender, Trello, SweetProcess, Wunderlist kui ka tavaline pabermärkmik, oli segadust rohkem kui asi väärt.

Sest kuigi kõik vajalik oli kuskil kirjas, oli ikkagi vaja meeles pidada, kuhu see täpselt kirja sai! Selleks, et erinevatest allikatest vastuseid leida, oli vaja eraldi aega mõõta! Ausalt! Mida rohkem infot, mida rohkem inimesi, seda kauem kogu see tsirkus aega võtab, et leida õige koht. Vaja oli efektiivsemat lahendust, et kõik see info oleks ühes kohas!

Üks tööriist viie asemel – kas tõesti võimalik?

Kui aja mõõtmiseks on erinevaid variante ja need on internetist lihtsalt leitavad, siis meile vajaliku terviklahenduse väljapakkumisel jäi ka kõikvõimas Google hätta. Meenus lapsepõlve multikas “Päkapikk ja maja” – kui oli üks, siis polnud teist ja kui oli teine, siis polnud kolmandat lahendust. Ja selline karussell keerles tükk aega.

Peast käis läbi mõte, et hakkaks ise arendama. Õnneks juhtisid kaine mõistusega inimesed mu tähelepanu sellele, et kogu arendusele kuluv aeg ja raha vajaks minult täiskohaga pühendumist ning ma ei oska isegi sellel tasemel koodi. Seega tuli Sherlock Holmesi edasi mängida ja otsingud andsid tulemust. Oh, seda õnnetunnet – keegi, kes oskas arendada, oli meie soovi juba täitmas – leidsime Uku! 🙂

Aga kas Ukul on ikka kõik olemas, mida me vajame? Kas me saame lahti sellest lõputust reast kasutatavatest tööriistadest? Vaatame siis üle:

Aja mõõtmine – olemas!

Ei mingit probleemi töö alustamisel kell käima panna, lõpetamisel lõpetada, vajadusel pausile panna ja mis kõige tähtsam – paari liigutusega vaadata, palju kliendile aega kulus ja vajadusel ajaraport koostada! Toggl sai asendatud!

Kalender

Ukus saab ülesandeid lisada tulevikku (et midagi olulist ei ununeks), planeerida päeva lõikes ja vaadata nädala või kahe plaani. Google Kalender sai asendatud!

Ülesannete jagamine

Trello ja Wunderlist aitasid siiani teistega tegemist vajavaid ülesandeid jagada. Meeldivaks üllatuseks käib see Ukus oluliselt kiiremini ja mugavamalt. Mis on teha vaja, töös või tehtud – selle üle ise järge pidama ei pea, Uku teeb seda ise:

Ülesannete suunamine

Tiimikaaslastele ülesande suunamine käib vaid paari klikilga ning kogu vajalik info on samuti kohe nähtav:

Ülesannete juhendid

Iga ülesande juurde käib meil ka juhend, kuidas mida teha. Mõnikord on see pikem, teinekord piisab lihtsast to-do listist. Ja, oh seda üllatust, ka see on Ukul olemas! Vajadusel saab lisada lingid, mis viivad otse vajaliku failini Drive’is, mis teeb kõige leidmise veel omakorda kiiremaks. SweetProcess sai asendatud!

 

Mida hing veel oskaks tahta? Viie tööriista asemel saab kasutada nüüd vaid ühte! Minul isiklikult kadus laualt ka pabermärkmik. Lihtsalt ei ole enam vajadust. Praeguseks enam teisiti ei kujutakski tööd ette. Süveneda saab põhitööle ja Uku on tõesti abimees selle kõrval.

Kõik saab kohe Ukusse märgitud: mida vaja teha, kellele, mis ajaks. Lisaks juurde märkused või kommentaarid – kuidas ja miks. Iga kliendi tööd on kenasti selle kliendi vaatest leitavad, tähtajad juures. Vajadusel saab ülesandeid igal ajal täiendada ja muuta ning tiimikaaslastele edasi saata. Kõik ühest kohast ja justkui möödaminnes! 🙂


Loo Uku konto