Vestlesime 1Office Groupi operatiivjuhi Grete Jansoniga, kelle initsiatiivil ja juhtimisel Uku nüüdseks rohkem kui aasta tagasi ettevõttes kasutusele võeti. Millised olid kriteeriumid tarkvara valiku tegemisel, kuidas toimus juurutusprotsess ning millised on olnud suurimad muutused töökorralduses toome sinuni järgnevas intervjuus.

Grete Janson

1Office Group on Eesti kapitalil põhinev ettevõte, mis on turul tegutsenud üle 10 aasta. Ettevõte pakub nii kohalikele kui ka välismaalastele erinevaid äriteenuseid – ettevõtte asutamine, konsultatsioonid, raamatupidamine, juriidilised ja virtuaalkontori teenused.

Ettevõte tegutseb lisaks Eestile ka Soomes, Rootsis, Suurbritannias, Lätis ja Leedus. 1Office’i kuues kontoris töötab kokku üle 50 oma ala spetsialisti, ettevõtte kliendid tegelevad paljudes erinevates valdkondades ning on pärit rohkem kui 60 erinevast riigist.

Grete, kust kuulsid Ukust esimest korda ja mis oli esmamulje?

Ukust kuulsin esimest korda konverentsil CRM 2016 EST: kes on sinu klient?. Äratundmisrõõm oli kohene – lõpuks on tulnud turule midagi, mida oleme pikalt oodanud. 1Office otsib pidevalt võimalusi tööde automatiseerimiseks ning efektiivsemaks muutmiseks, et kasutada oma aega kogutud teadmiste jagamiseks, mitte rutiinseteks tegevusteks.

Kuidas tutvustasite uut lahendust töötajatele ja mis olid suurimad mured kasutamisele võtmisel?

Kuna 1Office püüab kõikides oma tegutsemisriikides võimalikult ühtseid süsteeme kasutada, oli meie jaoks oluline, et Uku sobiks kõikidele riikidele. Juurutamine toimus etapi kaupa – otsustasime testimist alustada Rootsi tiimiga, sest sel hetkel oli meil tiimis mitu uut inimest ning pidasime lihtsaimaks just sellisel viisil alustada.

Uku on ülesehituselt piisavalt lihtne, tänu sellele saime kogu Rootsi tiim üllatavalt kiiresti programmi kasutama. Kiirelt järgnes veel väiksem tiim UK-s ja Soomes ning nende kogemuse läbi saime valutult programmi kasutusele võtta ka meie suurimas tiimis Eestis. Kõige keerulisem oligi kogu protsessi kaardistamine ja ülesehituse loogika paikapanemine.

Milliseid külgi on Uku teie ettevõttes kõige enam mõjutanud?

Kõige suurem on olnud ajaline võit klientidele arvete koostamisel. Kuna meie kliendibaas on väga suur, kulus varasemalt ebamõistlik aeg arvete koostamiseks. Ukus saab arveid genereerida väga hõlpsasti, sest andmed, mille põhjal muidu arveid manuaalselt koostatasime on nüüd kõik ühes kohas olemas ja Uku teeb seda meie eest.

Peale arvete koostamist saab importida need ka vajalikesse programmidesse (meie puhul CRM tarkvarasse). Kliendipõhised erinevused ja kokkulepped saab kohe lisada kliendi alla ja tänu sellele pole vaja mitut sütseemi pidada ning arved saavad korrektselt välja.

“Tänu heale ülevaatele saame paremini planeerida nii oma aega kui ka asendusi”

Teine oluline muudatus on see, et töödest on selgem ülevaade. Kui varasemalt kasutasime to-do listina Excelit ning iga töötaja Excel oli ajaga muutunud väga omanäoliseks, siis nüüd on väga selge, mis kliendiga mis tööd on vaja teha. Tänu heale ülevaatele saame paremini planeerida nii oma aega kui ka asendusi.

Uus monitooringu raport on aga suurepärane tööriist eelkõige meie juhtidele. Suure kliendibaasi puhul on äärmiselt vajalik, et probleemsed kohad tuleks ilmsiks automaatselt – seda monitooring ka võimaldab. Tänu monitooringulesuudame paremini planeerida ka tööde jaotust ning uue kliendi lisamist raamatupidajale.

Mida soovitate neile, kes on Ukut alles kasutusele võtmas?

Eestis määrasime Uku juurutamiseks eraldi projektijuhi. Suure tiimi puhul on väga oluline, et oleks kellegi poole pöörduda, kui küsimused tekivad. Tihti on need küsimused ja mured väga sarnased, seega ei ole loogiline, et igaüks hakkab jalgratast leiutama. Meie projektijuht on olnud vahendajaks Uku ja meie tiimi vahel ning nii jõuavad kõik uuendused, kokkulepped jne kõikide vajalike osapoolteni.

Miks peaks teie nägemusel kaaluma Uku kasutusele võtmist?

Usun, et Uku on kasulik nii juhtidele kui ka raamatupidajatele. Raamatupidamise valdkond areneb hetkel äärmiselt kiiresti ning Uku hõlbustab selle arenguga kaasa minekut. Teenusepakkujaid on turul nii palju, Uku abil saab olla kindel, et ettevõtte teenus on kvaliteetne ja kliendile antud lubadused on täidetud- see on kindlasti üks võtmeküsimusi antud turu olukorras.

“Uku abil saab olla kindel, et ettevõtte teenus on kvaliteetne ja kliendile antud lubadused on täidetud”

Meie suured tänusõnad Gretele jagamaks enda isiklikku ja kogu tiimi kogemust Ukuga. Soovime 1Office Groupile palju toredaid kliente ning kordaminekuid edaspidiseks!

Soovid Ukust rohkem teada? Kirjuta meile info@getuku.com ja saame kokku leppida personaalse veebipõhise demo või alustada koos juurutsplaani koostamisega.